Los KPIs (o cómo mejorar el control de su organización) vol. II

 

En el primer artículo de esta serie sobre KPIs ya establecimos los conceptos básicos al respecto de los mismos: ¿Qué son? ¿Para qué sirven? ¿Qué tipos hay? En este artículo, sin embargo, vamos a establecer el proceso necesario para diseñarlos e implantarlos.

Los pasos a seguir para implantar unos KPIs en nuestra organización son los siguientes.

  1. Establecer claramente los procesos de la organización.

Si no los tenemos definidos, hay que hacerlo. Si no están lo suficientemente definidos, hay que definirlos mejor. Si ya están bien definidos, simplemente necesitamos tenerlos claramente escritos.

  1. Establecer objetivos de la organización.

Si no tenemos objetivos no vamos a ninguna parte. Detallémoslos con claridad.

  1. Identificar indicadores.

Ahora llega el momento de, cruzando los procesos con los objetivos, querer descubrir qué cifras, qué estadísticas, qué datos se mueven cuando esos procesos se activan y, de todos ellos, cuáles parecen afectar a los objetivos. Dicho de otro modo, si tenemos una cadena de producción, tenemos a nuestra disposición indicadores como las unidades producidas por día, las mermas generadas por día, etc., ¿alguno de ellos puede tener un efecto semidirecto sobre alguno de los objetivos organizacionales que tenemos? Tal vez sí, tal vez comprobamos que a menos mermas por día mayores son los beneficios mensuales. O que a más unidades producidas por día menor el tiempo de entrega de los pedidos y, de rebote, mayor el grado de satisfacción de nuestros clientes.

  1. Fijar valores.

Llega el momento de mojarse, de apostar por una cifra para esos indicadores que hemos seleccionado. ¿Cuántas unidades deben producirse al día para conseguir que la satisfacción del cliente no baje del 8/10 en valores absolutos? ¿Cuántas mermas como máximo pueden producirse por día para que aumenten claramente los beneficios mensuales?

  1. Monitorizar.

Ya lo tenemos todo listo, tan solo tenemos que recolectar la información que nos brindan esos indicadores de manera periódica para poder analizarlos y, luego, todos juntos en una hoja de cálculo, analizarlos para sacar conclusiones.

  1. Ajustar / Replanificar.

Con la información y el conocimiento adquiridos en el paso anterior, ya nos toca decidir qué cambios hacemos para redirigir el curso, si es que es necesario.

Así completamos el proceso, así conseguimos un mayor control sobre nuestro trabajo y sobre la relación entre lo que hacemos y lo que conseguimos.

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