Cosas que no debo hacer al preparar un PowerPoint II: No tener estructura

 

De acuerdo, ya tenemos claro que no se empieza a preparar una presentación abriendo el PowerPoint. Pero una vez se tiene claro el mensaje, incluso antes de empezar a pensar en la forma, ya podemos abrirlo para empezar a estructurar el mensaje. Porque, desengañémonos, un discurso, una presentación, un mensaje, necesita de una estructura para que sea efectivo, necesita de un vehículo que lo transporte con comodidad y sin mermas a los oídos, las mentes y los corazones de nuestros espectadores.

La misión de la estructura es, pues, ordenar el mensaje de la manera más eficaz para asegurar su efecto. Y con el PowerPoint ya abierto podemos empezar a hacerlo. No hay más que empezar a crear diapositivas que tengan únicamente (y esto es importante, únicamente) el título, el concepto. Dicho de otro modo, no se trata de crear diapositivas definitivas, ni tan siquiera semidefinitivas, sino de esquematizar los diferentes puntos del discurso. El resultado debe ser algo parecido a una especie de lluvia de ideas de los diferentes temas que queremos tratar y que, sumados, darán el discurso. Lo importante es tenerlos todos, cada uno en una diapositiva. Puede parecerse a algo así:

– Situación actual de la organización

– Objetivos estratégicos

– Medios concretos para conseguir los objetivos

– Requerimientos de personal y de recursos

– Beneficios esperados

– Etc.

El siguiente paso es clave: hay que encontrar cuál es el orden más adecuado para “entregarlos” al público. Así que llega el momento de empezar a mover las diapositivas (le recomiendo la vista llamada “Visor de diapositivas” de PowerPoint) para encontrar ese orden. Se dará cuenta, a medida que vaya ordenando los temas, que para que dos de ellos vayan seguidos es necesario, por ejemplo, un tercero que se les intercale, para hacer de intermediario, o uno que les preceda, o uno que les siga. Pero también es probable que encuentre necesario añadir detalle, profundidad a un tema que había incluido de manera un tanto general o superficial. Poco a poco, los temas irán desplazándose adelante o atrás para conformar la estructura. En este punto, le recomiendo encarecidamente que recurra a alguna de las estructuras clásicas de presentaciones en público, aquellas que han sido testeadas una y otra vez y que se han demostrado extremadamente eficaces para comunicar algo al público (y este magnífico artículo puede ayudarle en ese sentido, no solamente contándole las posibilidades, sino dándole, además, ejemplos de presentaciones TED que las usan). El resultado podría parecerse a lo siguiente:

– Presentación del equipo

– Situación actual de la organización

– Indicadores concretos sobre la situación actual

– Objetivos estratégicos

– Beneficios esperados

– Indicadores de impacto (para ilustrar los beneficios esperados)

– Medios concretos para conseguir los objetivos

– Requerimientos de personal y de recursos

– Comparativa final coste/beneficios esperados

– Preguntas

No olvide buscar un inicio en su estructura que sea poderoso, que capte la atención, así como un final efectivo y que deje huella.

Como habrá visto, PowerPoint puede usarse en este punto como una libreta en la que volcar libremente las ideas, conceptos y temas que queremos barajar en la presentación. Hay quien prefiere hacer esto a la antigua usanza, en una libreta, o hay quien se lanza a hacer un mapa mental que le permita desarrollar las ideas con diferentes niveles de profundidad. Sea como fuere, con o sin PowerPoint, no olvide que una presentación sin estructura es un montón de información que no va a ser correctamente procesada por su audiencia y, por ende, olvidada en cuanto finalice.